Espacios de trabajo post COVID-19 - Agustín Quiroga

Columna por Agustín Quiroga, Director General CQ Estudio.

Llevamos trabajando desde casa hace un tiempo, lidiando con problemas de conectividad,comodidad, buscando balancear familia y trabajo, horarios extendidos y una latente incertidumbre de cuándo pasará la situación actual.

La reapertura de la economía pondrá a prueba a cada empresa en torno a sus necesidades de volver a ganar competencia y productividad sin comprometer la salud y seguridad de su entorno, ni de su equipo.

Esta crisis ha desafiado la capacidad de adaptación de las compañías, y cómo estas pueden seguir cumpliendo con los objetivos a pesar de la lejanía y conectividad, las limitantes más grandes del nuevo contexto laboral.

Debemos prepararnos para el futuro, un futuro próximo, un futuro medio y un futuro lejano;

entendiendo que esta crisis nos cambiará de una u otra forma, generando un impacto en el cómo podemos transformar desafíos en oportunidades. Tenemos la necesidad de ser más creativos y disciplinados para encontrar la forma de poder salir victoriosos, sin perder la salud física y ni mental de nuestros colaboradores.

Los espacios de trabajo proveerán infraestructura para fomentar relaciones interpersonales entre trabajadores, generando comunidades en el trabajo y de esta manera, produciendo más y mejor.

Es necesario entender que la vuelta a los espacios de trabajo traerá cambios en la forma en que las personas se relacionan entre ellas, en un mismo entorno.

Nuestras soluciones deben ser holísticas, y de la misma manera deben considerar ámbitos más amplios que lo físico y material; habrá que trabajar en hábitos y protocolos.
Necesitamos asegurar la seguridad, siendo resilientes y más adaptados para poder ser competitivos en este nuevo escenario post pandemia.

Cambios necesarios de hoy:

El esquema actual de los espacio de trabajo presentan un alto nivel de interacciones entre trabajadores, que buscan fomentar la creatividad, innovación y velocidad de respuesta.
En este nuevo contexto, debemos limitar esta interacción física.

Actualmente hemos participado en procesos de diseño de espacios que debido a su función, podrían ser considerados como potenciales focos de contagio:

• Oficinas Open Plan

• Oficinas de Alta densidad

• Espacios Compartidos

• Movilidad: tecnología que permita la circulación dentro de la oficina para generar mayor eficiencia.

• Espacios Comunes y Sociales

• Amenities

¿Cómo empezamos a Planificar?

EL AHORA

La primera oleada

Tomando en cuenta las indicaciones propuestas por la OMS, debemos reequipar los espacios de trabajo con el uso de barreras, espacios de transición y proporción de insumos para higiene personal.

Considerando la nueva modalidad de trabajo remoto, es crucial organizar el trabajo para poder trabajar de manera más eficiente y conectada.

Se debe tener en cuenta la inversión necesaria en tecnología para poder adaptar las diversas aristas de los espacios de trabajo, como iluminación, mobiliario, conectividad, horarios y el material para poder cumplir con nuestras tareas.

Reequipamiento:

1. Desdensificar:
Mesas de trabajo deben reducir capacidad, implementar barreras, medidas de higiene y distancia con otros.
2. Cambio de Geometría, reorganizar layout. Nuevos espacios intermedios.
3. Implementar Accesorios de Seguridad.
4. Acceso y Salida
Implementar zapatos, zona de limpieza.

Trabajar desde casa con mobiliario y equipamiento adecuado.
Identificación Visual - Wayfinding
Clave para internalizar nuevos hábitos.

Cambios en formas de trabajo:

Reuniones presenciales estrictamente necesarias y con menor número de participantes. Se debe identificar reuniones claves y sus participantes; evitar reuniones extendidas y con pautas poco claras.

· Higiene y Sanitización: mascarillas, alcohol gel y todos los implementos necesarios para entregar seguridad. Se debe generar nuevos espacios de transición a las personas que se transportan y han tenido contacto con otras personas.

FUTURO CERCANO

En este escenario, estaremos en condiciones de que un número mayor de empresas puedan contar nuevamente con su fuerza laboral.

En este contexto, se deben reconfigurar los espacios en cuanto a nuevos layout y organización, dotando de la tecnología necesaria para poder trabajar seguros y confiados.

Puntos a considerar:

• Densidad 

• Geometría (mobiliario y disposición)

• Divisiones físicas, barreras, paneles.

• Sanitización

Medidas puntuales a abordar

Reconfiguración:

Ocupación sobre el 50%. Una vez que tengamos nuestros espacios de trabajo con una base adaptada y con todas las medidas de protección debemos considerar:

Espacios Designados

1. Mobiliario móvil y reconfigurable, de fácil limpieza y compuesto por materiales específicos que evitan la exposición a contagio.

2. Implementar elementos descartables y de poca capacidad de contagio. Velar por el correcto manejo de estos previo y post utilización.

3. Implementación de elementos tecnológicos de colaboración. Pantallas que no necesiten interacción táctil, surfaces, cámaras y salas de reuniones adaptadas para tener reuniones a distancia sin perder contenido.

5. Reuniones en espacios abiertos manteniendo la distancia, una alternativa son las reuniones de pie.

6. Para ello implementar mobiliario adecuado para mantener distancias.

7. Mantener el tracking de todos los trabajadores y personas que tienen interacción, para poder actuar ante la presencia de cualquier síntoma.

EL FUTURO

Reinventarse e implementar las nuevas tecnologías necesarias debe ser con capacidad de adaptabilidad.

El futuro de las oficinas debe tener como centro el bienestar de sus trabajadores; reconociendo que su estado físico, cognitivo y emocional están ligados a su sentimiento de seguridad.

Reinventarse

La salud y protección de las personas será lo que prime en los espacios de trabajo. La innovación, productividad y crecimiento serán factores que se verán acelerados en la medida que se asegure esto.

El desafío y la oportunidad que se presenta a cada compañía es el poder de adaptación a las condiciones en constante cambio. 

Se debe pensar en flexibilidad, invertir en la infraestructura social, incrementar los niveles de confianza, conexión y compromiso con todos los involucrados.

Se debe tener el bienestar de los trabajadores como punto de partida en el diseño, organización y funcionamiento.

Es importante tomar en cuenta los nuevas formas de trabajo desde casa, como lo han llevado actualmente, medir no solamente desde la productividad sino también desde lo emocional.
De esta forma se puede visualizar un trabajo compuesto por todos estos factores, tomando decisiones que vayan en la medida de crear empresas más saludables, en la nueva normalidad.

Propuestas de diseño concretas:

• Diseño Adaptable

• Tecnología Hand free

• Nuevos Materiales

• Sensores

• Diseño inclusivo

• Mejorar experiencias de Videoconferencias

• Normas para el trabajo Remoto

• Crear Comunidad

Para poder tomar las mejores decisiones debemos comprender lo que las personas están sintiendo, lo que la ciencia está aprendiendo y lo que las tecnologías emergentes nos puedan entregar. Utilizando estas herramientas, podemos comenzar a dibujar el futuro de los espacios de trabajo.